Finance Manual C/S - [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]
[Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]
Tabblad - algemeen
Standaard boekjaar
Geef het standaard boekjaar op wanneer u Exact Financials C/S voor de eerste keer start. Dit is het jaar waarin uw financiële administratie in Exact Finance C/S dient te beginnen. Zie Boekjaar. Voor dit jaar dient u een beginbalans in te voeren. U kunt nieuwe boekjaren openen in [Bestand, Financieel beheer, Openen boekjaren].
Hoogste boekingsperiode
Geef de hoogste boekingsperiode op die in uw administratie kan voorkomen. Wilt u de maanden van het jaar als boekingsperioden hanteren, vul dan '12' in. als u weken als boekingsperioden wilt hanteren, vult u '52' in. u wilt misschien werken met een extra periode voor correctieboekingen; in dat geval vult u '13' of '53' in. Zie Boekingsperiode.
Hoogste rapportageperiode
Geef de hoogste periode op waarover gerapporteerd moet kunnen worden. Het kan voorkomen dat u gebruik maakt van 12 perioden en een extra periode 13. De hoogste rapportageperiode moet in dat geval op 12 worden gesteld.
Periode-datumcontrole
Om ervoor te zorgen dat de boekdatum en -periode in financiële boekingen voorkomen, dient u de periode-datumcontrole aan te zetten. Dat vergroot de consistentie van de in het grootboek opgenomen mutaties. Boekdata worden dan namelijk vergeleken met boekingperioden. Zie Periode-datumcontrole. Geef aan tot op welke hoogte deze controle moet worden uitgevoerd:
- {Geen controle}: geen vergelijking tussen boekdatum en boekingsperiode.
- {Signaal}: er moet een waarschuwing verschijnen als boekdatum en boekingsperiode niet overeenkomen.
- {Verplicht}: verplichte consistentie tussen boekdatum en boekingsperiode.
Komt de boekdatum altijd overeen met de boekingsperiode, dan geven mutatieoverzichten die zijn gerangschikt op boekingsperiode, altijd dezelfde informatie weer als overzichten gerangschikt op boekdatum.
Wijze van doorverdeling
Geef aan of u kosten wilt verdelen op basis van kostenschatting of van werkelijke kosten, oftewel 'Voorcalculatie' of 'Nacalculatorisch'.
Consolidatie administratie
Als u wilt dat de huidige administratie de administratie is waarin de financiële gegevens van andere administraties geconsolideerd worden, zet u deze instelling aan. De volgende restricties zijn van toepassing:
- U kunt deze instelling niet aanzetten als er mutaties in de huidige administratie voorkomen.
- Omdat het consolidatieproces niet uitgevoerd kan worden als er kostendragers in de administratie zitten, kan deze instelling niet aangezet worden als er kostendragers zijn aangemaakt in de huidige administratie.
Kostenplaatsen consolideren
- Het is niet mogelijk om kostendragers te consolideren.
Deze optie is een aanvulling op het koppelen op grootboekrekeningniveau. Als u de instelling 'Kostenplaatsen consolideren' aanzet, worden de kostenplaatsen uit de consolidatie administratie gekoppeld aan de kostenplaatsen van de te consolideren administraties. Het is alleen mogelijk op kostenplaatsniveau te consolideren als u bij de instelling 'Kostenplaats' op het tabblad 'Verwerken' niet {Uitschakelen} hebt gekozen.
Tabblad - verwerken
Stornoboekingen
Geef aan of in deze administratie stornoboekingen moeten kunnen worden ingevoerd. Met stornoboekingen corrigeert u boekingen die al zijn verwerkt (mutaties). In tegenstelling tot wat gebruikelijk is bij normale tegenboekingen, staan bij stornoboekingen de correctiebedragen aan dezelfde kant van de balans als de oorspronkelijke boekingen. Zie Stornoboeking.
Scenarioboekingen
Geef aan of in deze administratie scenarioboekingen moeten kunnen worden ingevoerd.
Kassaldo bijwerken
Wanneer u dit veld markeert, wordt het beginsaldo van het kasboek automatisch bijgewerkt wanneer u boekingen verandert die reeds ingevoerd maar nog niet verwerkt zijn.
Rekening-courant: Direct verwerken
Wanneer u dit veld markeert, worden rekening-courant boekingen die in de doeladministraties worden aangemaakt, direct in de doel administraties verwerkt.
Omzet boeken in kasboek
In sommige gevallen wordt het kasboek gebruikt om openstaande posten zowel te boeken als te betalen. De bijbehorende omzetten worden alleen maar vastgelegd in [Debiteuren, Saldilijst ] en [Crediteuren, Saldilijst], als u deze instelling aanzet. Zie Openstaande post.
Omzet boeken in het memoriaal
In sommige gevallen wordt het memoriaal gebruikt om openstaande posten zowel te boeken als te betalen. Zie Openstaande post.
Kostenplaats / Kostendrager
Deze instellingen bepalen of u kunt werken met kostenplaatsen en/of kostendragers en of de keuze van een kostenplaats/-drager daar verplicht is. Kiest u {Facultatief}, dan zijn kostenplaatsen/-dragers beschikbaar in de huidige administratie, maar is gebruik ervan in boekingsfuncties niet verplicht.
Project
Als u in Exact Finance C/S een boeking invoert op een projectrekening, komt er een scherm op, waarin u projectgegevens kunt invoeren. Met deze instelling kunt u aangeven of u die gegevens wilt invoeren.
- Als u wilt dat het verplicht is om de projectgegevens in te vullen, dient u hier {Verplicht} te selecteren.
- Als u {Facultatief}kiest, hoeft u de projectgegevens niet in te vullen.
- Als u {Uitschakelen} kiest, komt het scherm voor de projectgegevens niet op.
Als u een order, verkoopfactuur of bestelling invoert in Exact Sales C/S of Exact Purchase C/S, is onder de knop 'Regels' het tabblad 'Project' beschikbaar. Het artikel dat u bestelt of verkoopt is gekoppeld aan een artikelgroep. De grootboekrekening waar de omzet of de korting op geboekt wordt van die artikelgroep, dient een projectrekening te zijn.
- Als u deze instelling op {Verplicht} zet, dient u de gegevens van dit tabblad in te vullen.
- Als u {Facultatief} heeft gekozen, kunt u zelf kiezen of u op het tabblad 'Project' gegevens wilt invullen.
- Als u {Uitschakelen} heeft gekozen, kunt u op dit tabblad geen gegevens invullen.
U kunt een grootboekrekening als projectrekening definiëren in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen].
Activum
Geef aan of het invoeren van een activum indien op een activum grootboekrekening geboekt wordt verplicht is.
Verwerkingsverslag direct afdrukken
Zet deze instelling aan als u wilt dat de verwerkingsverslagen onmiddellijk na de verwerking worden afgedrukt. Schakel deze instelling uit, als u alle verslagen uitsluitend achteraf wilt kunnen afdrukken met [Grootboek, Verwerken, Verwerkingsverslagen achteraf]. Rekening courant verwerkingsverslagen kunnen afgedrukt worden bij het direct afdrukken van het verwerkingsverslag.
Transitorische mutaties
Als u een aantal boekjaren tegelijkertijd hebt geopend, omdat u het vorige boekjaar nog niet kunt afsluiten, heeft iedere boeking een correctieboeking in ieder volgend jaar tot gevolg. Deze correctieboekingen werken de beginbalans van de volgende jaren bij.
Zet deze instelling aan als, nadat de financiële boekingen zijn verwerkt, transitorische mutaties op het verwerkingsverslag moeten worden afgedrukt. Dit verslag kan daardoor wel erg lang worden, zodat het afdrukken meer tijd zal kosten.
Wanneer boekingen worden verwerkt, wordt een verwerkingsverslag afgedrukt. Als u een groot aantal boekingen hebt ingevoerd, kan dit verwerkingsverslag erg uitgebreid en onoverzichtelijk worden. U kunt ervoor kiezen verdichte verslagen af te drukken, zodat er minder cijfers worden weergegeven. De mutaties (verwerkte boekingen) op dezelfde rekening worden dan in het verslag verdicht tot één mutatie, hoewel dit in het grootboek niet het geval is. U hebt de volgende mogelijkheden:
- {Niet verdichten}
Om iedere mutatie afzonderlijk op het verwerkingsverslag af te drukken.
- {Verdichte rekeningen}
Om mutaties op 'verdichte' rekeningen in verdichte vorm op het verwerkingsverslag weer te geven, en alle andere mutaties afzonderlijk af te drukken. Een rekening zal worden verdicht als u de instelling 'Verdichten' hebt geactiveerd in [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen]. Zie Grootboekrekening.
- {Alle rekeningen}
Om alle mutaties op het verwerkingsverslag te verdichten. De grootboekrekeningen worden verdicht tot een enkel saldo.
Standaard valuta
De valutacode die u kiest in dit veld, bepaalt in welke valuta bedragen die u voor deze administratie invoert, worden weergegeven. Controleer deze code voordat u voor het eerst met uw administratie aan de slag gaat. Zie Valuta.
- Hebt u in deze administratie eenmaal de valutacode gekozen en boekingen ingevoerd, dan kunt u dit veld niet meer veranderen. U kunt de standaard valutacode alleen maar wijzigen door de stamgegevens van de administratie te kopiëren naar een nieuwe administratie, en alle boekingen daarin opnieuw in te voeren.
Tabblad - subadmin.
Om de vervaldatum van facturen te berekenen en voorkeuren met betrekking tot de andere betalingscondities getoond te krijgen, geeft u hier een standaard betalingsconditiecode op. Voert u bij het boeken van een post geen specifieke betalingsconditie in, dan wordt deze standaard betalingsconditie voorgesteld.
Standaard BetCond debiteur / Standaard BetCond crediteur
! Voordat u deze instelling kunt definiëren, moet u betalingscondities aanmaken. Zie Betalingscondities aanmaken.
Als u een inkoop of verkoop boekt en geen betalingsconditiecode selecteert, wordt de standaard betalingsconditie gebruikt die in dit veld is gekozen.
Ophoogfactor debiteurnr. / Ophoogfactor crediteurnr.
U moet aan elke debiteur/crediteur een uniek nummer toekennen. Als u wilt dat bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur het eerstvolgende beschikbare nummer wordt weergegeven, voert u in dit veld een ophoogfactor in. Het laatste nummer dat is gebruikt, wordt dan met deze waarde verhoogd, en het hieruit berekende nummer als suggestie getoond. Een ophoogfactor van 5 of 10 kan van pas komen als u verwante debiteuren of crediteuren wilt groeperen op nummer. Als u een ophoogfactor gebruikt, kunt u later debiteuren invoegen, bijvoorbeeld een dochterbedrijf van een bestaande klant. Er wordt geen nieuw nummer getoond als u hier '0' invoert.
Ouderdomscategorie debiteur 1 tot en met Ouderdomscategorie crediteur 3
Deze categorieën zijn verplicht als u een ouderdomsanalyse voor de debiteuren of de crediteuren wilt uitvoeren. De ouderdomsanalyse geeft aan welke openstaande posten tot elke categorie behoren.
Tabblad - BTW
BTW uitschakelen
Met deze instelling kunt u het gebruik van BTW in de administratie uitschakelen. Zet deze instelling aan als u geen gebruik wilt maken van BTW in deze administratie.
- Zolang er boekingen aanwezig zijn in een administratie, kunt u het gebruik van BTW niet aan- of uitschakelen..
BTW-historie
Met deze instelling kunt u in uw administratie volledig gebruik maken van de BTW-registratie. Zet deze instelling aan als u alle gegevens, inclusief ICT-gegevens, wilt registreren en BTW-overzichten wilt kunnen genereren. Zie Werken met BTW-overzichten.
- Als u al posten met BTW hebt geboekt en vervolgens deze instelling uitschakelt, gaan de BTW-gegevens en de statistische gegevens verloren. Als gevolg hiervan zullen de gegevens op de BTW-aangifte onjuist zijn, omdat er geen ICT-gegevens worden geregistreerd. Zie ICT-aangifte.
Automatische BTW-correctie
Als u wilt dat Exact Financials C/S de BTW automatisch corrigeert, kunt u deze instelling aanzetten. Als u deze instelling aanzet, wordt BTW die is berekend over betalingskorting en kredietbeperking automatisch gecorrigeerd.
Finance Manual C/S > Inhoud > Instellingen definiëren > [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]
XFourTwoFiveX
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.842.209 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
04-05-2007 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |